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Règlement intérieur du HCBE

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Règlement intérieur du HCBE

Dispositions générales
Article 1 : Le présent Règlement intérieur précise et complète certaines dispositions des Statuts.
TITRE I : DE L'ORGANIGRAMME

Article 2 : La structure hiérarchique à respecter est présentée ci-dessous :

Chaque structure est responsable devant l’instance qui l’a élue.
TITRE II : DE L'ORGANISATION
Au niveau supranational :
L'Assemblée générale
Le Bureau exécutif
Le Conseil de coordination

Au niveau national, dans le pays de résidence :
L'Assemblée communautaire
Le Bureau communautaire

Chapitre I : De l'Assemblée générale

Article 3 : L’adhésion au Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur est un acte personnel et individuel.

Article 4 : L’Assemblée générale désigne un Commissaire aux comptes indépendant pour assurer le contrôle de la régularité des opérations comptables.
Article 5 : L’Assemblée générale peut valablement siéger lorsque les sections régulièrement reconnues et mandatées atteignent la majorité simple. A défaut de quorum, une nouvelle assise est convoquée dans un délai minimum de trois (3) mois et maximum de six (6) mois. Dans ce dernier cas, elle peut délibérer quel que soit le nombre de sections présentes.
Chapitre III : Du Bureau exécutif

Article 6 : Le Bureau exécutif du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur prépare les convocations et les documents de travail de l’Assemblée générale et doit les expédier aux membres au moins deux (2) mois avant la tenue de cette instance.

Article 7 : Le Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur est dirigé par le Président du Bureau exécutif élu en Assemblée générale, conformément aux dispositions des Statuts.
Article 8 : Le Président du Bureau exécutif est le premier responsable du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur dont il assure la représentation. Dans ce cadre, il peut accorder des délégations spéciales temporaires ou permanentes à un membre du bureau, après consultation des autres membres.
Article 9 : Le Président du Bureau exécutif coordonne les activités en collaboration avec le Secrétaire général. Il est l’ordonnateur des dépenses et contresigne, avec le Trésorier général, tous les documents comptables.
Article 10 : En l’absence du Président, le Vice-Président contresigne les documents. En cas de vacance du poste, par décès, démission ou incapacité physique ou morale à exercer ses fonctions, dûment constatée, dans une délibération spéciale, par les deux tiers des membres élus du Conseil de Coordination, le Vice-Président exerce ses fonctions jusqu’à la convocation de la prochaine Assemblée générale.
Article 11 : Le Secrétaire général est chargé de tenir à jour les documents administratifs de la Présidence du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur et de son Bureau exécutif. Il assure la liaison entre le Bureau exécutif et les sections du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur. Il coordonne les activités de la permanence du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur.
Article 12 : En cas de vacance du poste, le Secrétaire général est remplacé dans ses fonctions par le Secrétaire général adjoint jusqu'à la prochaine Assemblée générale.
Article 13 : Le Trésorier général assure la gestion financière du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur. Il signe, conjointement avec le Président, tous les documents relatifs aux opérations ayant une incidence financière sur le patrimoine du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur. Il rend compte de sa gestion dans les formes généralement admises en la matière.
Article 14 : En cas de vacance du poste, le Trésorier général est remplacé dans ses fonctions par le Trésorier général adjoint jusqu’à la prochaine Assemblée générale.
Article 15 : Le Secrétaire à l´Organisation est chargé de l´Organisation matérielle des manifestations, réunions, soirées culturelles et artistiques, et autres conférences.
Article 16 : Les Responsables coordonnent les activités du H.C.B.E. relevant de leurs attributions.
Article 17 : Tout membre du bureau exerce une fonction non rémunérée. Toutefois, toute dépense ordonnée et justifiée pour le compte du HCBE doit être remboursée au membre.
Article 18 : Le Bureau exécutif peut valablement siéger lorsque les membres présents ou représentés atteignent la majorité simple. A défaut de quorum, une nouvelle assise est convoquée dans un délai minimum d'un (1) mois et maximum de deux (2) mois. Dans ce dernier cas, il peut délibérer quel que soit le nombre des membres présents. Le membre du Bureau exécutif empêché peut donner procuration à un de ses pairs.
Article 19 : L’organisation et la rémunération du Directeur exécutif, du Secrétaire administratif permanent (SAP) et de l’agent de liaison se font sous la responsabilité du Bureau exécutif.
Chapitre II : Du Conseil de Coordination

Le Conseil de Coordination est composé des représentants de zones tels que définis dans les statuts.

Article 20 : Le Président du Conseil de Coordination prépare les convocations et documents de travail et les expédie aux membres du Conseil de Coordination au moins deux mois avant la tenue de la réunion de cette instance.

Article 21 : Le Conseil de Coordination peut valablement siéger lorsque les membres présents ou représentés atteignent la majorité simple. A défaut de quorum, une nouvelle assise est convoquée dans un délai minimum de trois (3) mois et maximum de six (6) mois. Dans ce dernier cas, il peut délibérer quel que soit le nombre des membres présents.
Article 22 : Le Président du Conseil de Coordination empêché peut donner procuration à un de ses pairs.
Chapitre IV : De l'Assemblée communautaire

Article 23 : L'Assemblée communautaire est l'organe suprême de décision au niveau de la Section.

Article 24 : La Section du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur dans un pays de résidence devra s'intituler Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur/Section de…….. ou HCBE/Section de………
Article 25 : Une Section du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur dans un pays de résidence est composée de ses membres adhérents.
Article 26 : Une Sous-Section du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur au niveau d'une région ou d'un chef-lieu de département ou d'un chef-lieu de province ou d'une ville ou d'un village, est composée des membres de cette localité qui répondent aux dispositions de l'article 4 des Statuts.
Article 27 : Est membre de l'Assemblée communautaire tout membre de la Section d'un pays qui s’est acquitté de ses droits d’adhésion, des cotisations ordinaires et extraordinaires et qui prend activement part à toutes les activités de la Section.
Article 28 : L'Assemblée communautaire se réunit une fois l'an en session ordinaire sur convocation du Délégué général de la Section. Elle peut être convoquée en session extraordinaire par le Délégué général ou à la demande des deux tiers des membres de l’Assemblée communautaire sur la base d'un ordre du jour préalablement établi à cet effet ou à la demande des deux tiers des Sous-Sections.
Article 29 : L'Assemblée communautaire définit la politique générale de la Section du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur, conformément aux décisions de l'Assemblée générale du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur. Elle examine et adopte les rapports d'activités du Bureau communautaire, désigne, sur propositions du Bureau communautaire, un Commissaire aux comptes indépendant qui établit et lui présente son rapport sur l'examen des comptes.
Article 30 : Les travaux de l'Assemblée communautaire se déroulent en plénière et en commissions.
Article 31 : L'Assemblée communautaire élit en son sein les membres du Bureau communautaire pour un mandat unique de trois (3) ans.
Article 32 : L’Assemblée communautaire peut valablement siéger lorsque les membres présents ou représentés atteignent la majorité simple. A défaut de quorum, une nouvelle assise est convoquée dans un délai minimum de trois (3) mois et maximum de six (6) mois. Dans ce dernier cas, elle peut délibérer quel que soit le nombre des membres présents. En cas d’empêchement d’un délégué d’une sous-section, le chef de délégation pourvoit à son remplacement.
Chapitre V : Du Bureau communautaire

Article 33 : Le Bureau communautaire est l'organe d'exécution des décisions prises en Assemblée communautaire ainsi que des directives et recommandations du Bureau exécutif du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur. Il est chargé de l'animation et de la gestion de la Section.
Dans chaque pays de résidence, le Bureau communautaire est l’interlocuteur direct du Bureau exécutif du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur. Il répond de ses actes devant l’Assemblée communautaire.

Article 34 : Le Bureau communautaire est composé des membres suivants :
(1) un(e) Délégué(e) général(e) ;
(1) un(e) Délégué(e) général(e) adjoint(e) ;
(1) un(e) Secrétaire général(e) ;
(1) un(e) Secrétaire général(e) adjoint(e)
(1) un(e) Trésorier(e) général(e) ;
(1) un(e) Trésorier(e) général(e) adjoint(e)
(1) un(e) Secrétaire à l’organisation

La dénomination des postes peut être adaptée aux usages locaux du pays de résidence. Les Membres du Bureau communautaire sont tous élus par l'Assemblée communautaire pour un mandat unique de trois (3) ans.

Article 35 : Le Délégué général est le premier responsable de la Section du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur. Il représente la Section du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur dans les rapports avec les autorités compétentes du pays de résidence et avec les Missions diplomatiques et consulaires du Bénin ainsi qu'avec les tiers dans le pays de résidence. Dans ce cadre, il peut accorder des délégations temporaires ou permanentes à un membre du Bureau communautaire après consultation des autres membres.
Article 36 : Le Délégué général d'une Section coordonne les activités de la Section en collaboration avec le Délégué général adjoint et le Secrétaire général de la Section. Il est l'ordonnateur des dépenses et contresigne, avec le Trésorier général, tous les documents comptables.
Article 37 : En l'absence du Délégué général, le Délégué général adjoint de la Section contresigne les documents. En cas de vacance du poste par décès, démission ou incapacité physique ou morale d'exercer ses fonctions dûment constatées, dans une délibération spéciale, par les deux tiers des membres élus du Bureau communautaire, le Délégué général adjoint exerce ses fonctions jusqu'à la prochaine Assemblée communautaire.
Article 38 : Le Secrétaire général de la Section est chargé de la gestion des documents administratifs (courrier, procès-verbaux, archives). Il centralise les informations et prépare les réunions du Bureau communautaire. Il assure la liaison entre le Bureau communautaire et les sous-sections de l'Assemblée communautaire. Il est le principal coordinateur des activités et de la permanence de sa Section.
Article 39 : En cas de vacance du poste, le Secrétaire général est remplacé dans ses fonctions par le Secrétaire général adjoint jusqu'à la prochaine Assemblée communautaire.
Article 40 : Le Trésorier général du Bureau communautaire assure la gestion financière de la Section du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur. Il signe, conjointement avec le Délégué général, tous les documents relatifs aux opérations ayant une incidence financière sur le patrimoine de la Section du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur. Il rend compte de sa gestion à l'Assemblée communautaire.
Article 41 : En cas de vacance du poste, le Trésorier général est remplacé dans ses fonctions par le Trésorier général adjoint jusqu'à la prochaine Assemblée communautaire.
Article 42 : Le Secrétaire à l´Organisation de la section est chargé de l´Organisation matérielle des manifestations, réunions, soirées culturelles et artistiques, et autres conférences.
Article 44 : Le Bureau communautaire peut valablement siéger lorsque les membres présents ou représentés atteignent la majorité simple. A défaut de quorum, une nouvelle assise est convoquée dans un délai minimum d'un (1) mois et maximum de deux (2) mois. Dans ce dernier cas, il peut délibérer quel que soit le nombre de membres présents. Le membre du Bureau communautaire empêché peut donner procuration à un de ses pairs.
TITRE III : DISPOSITIONS PARTICULIERES

Article 45 : La mise en place des Sections du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur dans chaque pays de résidence sera effectuée sous la direction effective du Bureau exécutif, avec la collaboration du Conseil de coordination du Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur.

Article 46 : La possibilité est donnée aux Béninois vivant dans un pays où l’effectif de la Communauté ne permet pas de mettre en place les structures telles qu’elles sont décrites ci-dessus, d’être membres associés du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur.
La gestion de ces membres associés est assurée par le Bureau communautaire de la plus proche Communauté organisée de leur choix.
Article 47 : Toute mission accomplie par un membre du HCBE dans un cadre officiel doit faire l’objet d’un rapport écrit envoyé au Bureau exécutif. Toute rémunération perçue dans le cadre de cette mission doit être versée au HCBE à hauteur de 10%.
Article 48 : Les fonctions du bureau exécutif ne sont pas cumulables avec d’autres fonctions au sein du H.C.B.E et ailleurs.
TITRE V : DE LA DISCIPLINE ET DES SANCTIONS

Article 49 : La violation des dispositions des Statuts et du Règlement intérieur expose son auteur aux sanctions ci-après :
avertissement ;
blâme ;
suspension ;
exclusion ;
radiation ;
assignation devant les tribunaux.

Article 50 : Sont considérées comme fautes :
l’inobservation des Statuts et Règlement intérieur ;
le détournement du patrimoine du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur ;
le non-paiement des cotisations statuaires ;
les absences répétées et non justifiées aux activités du Haut Conseil des Béninois de l’Extérieur ;
l’exercice de toutes activités de nature à porter préjudice au Haut Conseil des Béninois de l'Extérieur.
Article 51 : L’avertissement, le blâme et la suspension sont prononcés par le Bureau exécutif, qui pour la circonstance, s’érige en conseil de discipline. L’intéressé doit être dûment convoqué dans un délai de deux mois avant la date de la décision. Il peut formuler un recours, par simple lettre, contre toutes les sanctions prononcées par le Bureau exécutif devant l’Assemblée générale qui statue en dernière instance.
Article 52 : L’exclusion et/ou la radiation sont prononcées par l’Assemblée générale.
Article 43 : Sur convocation du Délégué général, le Bureau communautaire se réunit au moins une fois tous les deux mois ou chaque fois que la situation l’exige.
Article 53 : Les sanctions sont notifiées par le Président du Bureau exécutif. Elles prennent effet à compter du jour de leur notification individuelle aux intéressés nonobstant tout recours.

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